ICT-SCAN – Grip op uw ICT-kosten

Met de ICT-SCAN van de IT Management Group kunt u eenvoudig de ICT-kosten binnen een organisatie in kaart brengen. De scan geeft u handvatten om uw ICT-kosten te verlagen. Ook kunnen met behulp van de ICT-SCAN de ICT-kosten worden vergeleken met de ICT-kosten van andere organisaties. De ICT-SCAN kan in iedere organisatie worden gebruikt. Zowel in publieke organisaties zoals overheidsinstellingen en gemeenten als in private organisaties zoals ziekenhuizen en commerciële organisaties waar meer inzicht in de ICT-kosten gewenst is.

De ICT-SCAN beschouwt behalve de ICT-kosten ook het applicatieportfolio en de inrichting en de volwassenheid van de ICT-organisatie.

De ICT-SCAN is opgebouwd uit onderdelen en best practices waarmee de IT Management Group het afgelopen decennium ruime ervaring heeft opgedaan. Bekijk onze klanten op onze bedrijfspagina.

Om te komen tot inzicht wordt een viertal interviews gehouden met vertegenwoordigers van Bedrijfsvoering en Automatisering. Voorafgaand aan de interviews wordt een vragenlijst opgestuurd. Na de uitwerking van de interviews worden de resultaten gepresenteerd in een rapport. Hiermee wordt in een oogwenk duidelijk waar de quick wins te behalen zijn.

Uiteraard wordt alle informatie vertrouwelijk behandeld. De IT Management Group tekent hiervoor een NDA en heeft maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid te waarborgen.

Agile aanpak

Bij het uitvoeren van de ICT-SCAN wordt in eerste instantie inzicht in de kosten gegeven op hoofdlijnen. Daarbij worden de aangeleverde gegevens in kaart gebracht en afgezet tegen de benchmark. Op basis van het beeld dat ontstaat, kan vervolgens verder worden ingezoomd op verschillende onderdelen. Zijn bijvoorbeeld de personeelskosten hoog ten opzichte van de benchmark, dan verdient het aanbeveling om deze nader te onderzoeken.

In 4 grafieken grip op uw ICT-kosten en ICT-organisatie

Met de ICT-SCAN wordt met behulp van 4 grafieken inzicht gegeven in de ICT-kosten en in de volwassenheid, effectiviteit en efficiency van de ICT-organisatie.

De eerste grafiek laat de opbouw van de ICT-kosten zien, verdeeld over een zestal kostencomponenten. Op basis hiervan wordt duidelijk welke componenten verantwoordelijk zijn voor de ICT-kosten en in welke mate.

De tweede grafiek geeft een overzicht per medewerker. Door de ICT-kosten te vertalen naar de kosten per medewerker wordt het mogelijk de kosten te benchmarken ten opzichte van andere organisaties. Op basis hiervan kan worden besloten om bepaalde kostencomponenten nader te onderzoeken. Door middel van een Plan-Do-Check-Act cyclus kunnen de kosten op jaarlijkse basis worden gemonitord en daar waar mogelijk worden teruggedrongen.

De derde grafiek geeft een overzicht van de ICT-kosten per afdeling. Op basis van dit overzicht wordt duidelijk welke afdeling verantwoordelijk is voor welk deel van de ICT-kosten. Op basis van dit overzicht kan worden besloten om de kosten van een specifieke afdeling nader te onderzoeken.

De vierde grafiek geeft inzicht in de volwassenheid van de ICT-afdeling. De volwassenheid geeft aan of de ICT efficiënt en effectief is ingericht, of de ICT-organisatie in voldoende mate voorziet in de continuïteit en of de ICT-organisatie in voldoende mate is afgestemd op de wensen van uw klanten en stakeholders. Na een eerste meting kan het ambitieniveau worden gedefinieerd. Door middel van een Plan-Do-Check-Act cyclus kan de volwassenheid periodiek worden gemonitord en daar waar nodig worden verbeterd.

Kosten ICT-SCAN

De kosten voor het uitvoeren van de ICT-SCAN bedragen € 2500,-.

In sommige gevallen is er onvoldoende basis en onvoldoende structuur in een organisatie om een goed overzicht te krijgen. Dit betekent juist dat er makkelijk quick wins te te behalen zijn door structuur aan te brengen. De financiële medewerkers van de IT Management Group hebben veel ervaring met het aanbrengen van structuur en kunnen u daarbij ondersteunen.

Optimalisatie door middel van PDCA cycli

Na het uitvoeren van de eerste scan en het presenteren van de resultaten is het duidelijk waar de voordelen te behalen zijn. Sommige voordelen kunnen op korte termijn worden behaald. Bijvoorbeeld het afstoten van licenties die niet meer worden gebruikt. Het realiseren van andere voordelen heeft meer tijd nodig. Bijvoorbeeld een betere afstemming tussen ICT en stakeholders en business vertegenwoordigers. Onze medewerkers helpen u graag bij het realiseren van de voordelen door middel van het opzetten van een goede PDCA cyclus en door middel van inhoudelijke ondersteuning. Op basis van de verbetercyclus kan na een nader te bepalen periode een vervolgscan plaatsvinden, waarbij het in ieder geval zinvol is op jaarlijkse basis de kosten en de volwassenheid te meten en te benchmarken met andere organisaties.

Vrijblijvend gesprek

Meer weten over de ICT-SCAN van de IT Management Group? Neem dan contact met ons op. We komen graag langs voor een vrijblijvend gesprek!