INRICHTEN PROJECTORGANISATIE

Bij het inrichten van uw projectorganisatie adviseren wij u graag en ondersteunen wij u bij het implementeren van een passende projectstructuur. Deze structuur geeft u houvast om uw projecten met goed resultaat te kunnen uitvoeren. Als het gaat om de structuur van de projectorganisatie dan is de keuze en implementatie van een goede projectmanagementmethode belangrijk zodat de projecten goed kunnen worden beheerst. Daarnaast is het belangrijk om een goede beheersing te krijgen van het totaal aan projecten binnen uw organisatie en de onderlinge samenhang daartussen zodat de som van de projecten optimaal bijdraagt aan uw bedrijfsstrategie. Door middel van projectportfoliomanagement kan dit worden bereikt.

De structuur is in onze ogen de helft van het werk, de andere helft wordt bepaald door de vaardigheden van uw projectleiders en projectmedewerkers. Wij ondersteunen u graag bij het optimaliseren van deze vaardigheden door coaching, opleiding en/of begeleiding.

Projectmanagementmethode

Zoals hierboven aangegeven kan een goede projectmanagementmethode voorkomen dat uw projecten mislukken. Projecten mislukken om verschillende redenen.

Enkele vaak voorkomende oorzaken van het mislukken van project zijn:

• Gebrek aan coördinatie van resources en activiteiten;
• Gebrek aan communicatie met de betrokken partijen, wat leidt tot levering van producten die niet voldoen aan de wensen van de eindgebruiker;
• Verkeerde inschatting van ontwikkeltijd en kosten, hetgeen leidt tot overschrijding van deze schatting;
• Onvoldoende meetbare resultaten;
• Inadequate planning van resources en activiteiten;
• Gebrek aan overzicht op de voortgang zodat onduidelijk is wat de status van het project is;
• Gebrek aan kwaliteitscontrole, resulterend in de oplevering van producten die onacceptabel zijn of onbruikbaar.

Zonder een projectmanagementmethode zullen degenen die opdracht geven voor een project, degenen die een project managen en degenen die aan een project werken verschillende ideeën hebben over hoe het project georganiseerd zou moeten zijn en wanneer de verschillende onderdelen van het project gereed zouden moeten zijn. De betrokkenen zullen geen duidelijkheid hebben over welke mate van verantwoordelijkheid en autoriteit ze hebben en daardoor zal verwarring kunnen ontstaan. Zonder een projectmanagementmethode worden projecten zelden tijdig en binnen acceptabele kosten opgeleverd – dit geldt in het bijzonder voor grootschalige, complexe projecten.

Een goede projectmanagementmethode geeft richting aan projecten middels gecontroleerde, zichtbare activiteiten met als doel de gewenste resultaten te bereiken.

Wat doet de IT Management Group:

De IT Management Group gebruikt en adviseert PRINCE2® als projectmanagementmethode. Om te werken aan een gemeenschappelijke taal op het gebied van projectmanagement traint de IT Management Group bedrijven en particulieren in PRINCE2®. PRINCE2® wendt de principes van goed projectmanagement aan om de bovenstaande problemen te voorkomen en draagt op die manier bij aan het bereiken van een goed resultaat. Enkele belangrijke uitgangspunten van PRINCE2® zijn:

• een project is een eindig proces met een duidelijk en definitief begin- en eindpunt;
• projecten moeten altijd gemanaged worden willen ze succesvol afgesloten kunnen worden;
• om maximale toewijding aan een project te bereiken, is het belangrijk dat het bij alle betrokken partijen duidelijk is waarom het project nodig is, wat het beoogt te bereiken, hoe het resultaat bereikt wordt, en wat een ieders verantwoordelijkheden zijn binnen het project.

Bekijkt u voor meer informatie ook onze Projectportfoliomanagement

In uw organisatie heeft u doorgaans te maken met verschillende lopende en geplande projecten. Vaak is het aantal projecten groter dan de capaciteit die binnen het bedrijf beschikbaar is om deze projecten succesvol aan te sturen en te bemensen. Het ene project is wellicht waardevoller voor uw organisatie dan het andere. Het is niet altijd duidelijk wat precies de toegevoegde waarde is van het project voor uw bedrijf en business doelstellingen. Om succesvol projectportfoliomanagement uit te kunnen voeren, is het noodzakelijk dat u in kaart brengt hoe uw projecten bijdragen aan uw bedrijfsstrategie. Het is goed als individuele projecten succesvol worden afgerond, maar pas als alle projecten onderling op elkaar zijn afgestemd en gericht zijn op het behalen van uw bedrijfsdoelen kunt u met uw organisatie het maximale resultaat behalen.

De IT Management Groep adviseert en ondersteunt u graag bij het opzetten van uw projectportfoliomanagement. Neemt u voor meer informatie vrijblijvend contact met ons op.

Training, coaching en begeleiding projectleiders en projectmedewerkers

Zoals hierboven beschreven, is het aanbrengen van structuur in projectmanagement een goede manier om de slagingskans van projecten en de toegevoegde waarde ervan voor uw organisatie te optimaliseren. Los van de structuur bestaat nog een andere factor die de kans op slagen net zo veel beïnvloedt.

Deze factor betreft de persoonlijke inzet en competenties van de projectleiders en de projectmedewerkers. Competenties en karaktereigenschappen zijn verbonden aan mensen, het is daarom belangrijk dat de juiste projectleider voor een bepaald project wordt geselecteerd en dat binnen het project de juiste competenties en vaardigheden aanwezig zijn voor de uitvoering van het project. Voor een deel zijn competenties en karaktereigenschappen aangeboren, maar het is ook zeker mogelijk om door middel van training en coaching projectleiders en projectmedewerkers meer bekwaam te maken in hun vakgebied. Ook kan het zinvol zijn om aandacht te schenken aan de projectsamenstelling en groepsdynamiek.

Wat doet de IT Management Group:

De IT Management Group biedt (aankomende) projectleiders en projectmedewerkers IPMA trainingen. Bij de IPMA trainingen staan de persoonlijke vaardigheden van de projectleider op projectmedewerker centraal.

Daarnaast biedt IT Management Group coaching “on the job” voor projectleiders en kunnen wij in een aantal teamcoaching sessies uw projectmedewerkers stimuleren om een optimaal resultaat te halen.