Klachtenprocedure
Klachtenregeling IT Management Group inzake cursussen, trainingen en opleidingen
Voor een zorgvuldige omgang met deelnemers aan een cursus, training of opleiding is het gewenst dat deze zich met eventuele klachten over de uitvoering daarvan kunnen wenden tot een Klachtencommissie, indien bespreking van hun onvrede met de docent of met de cursuscoördinator van de IT Management Group niet tot een bevredigend resultaat leidt. Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld. Het management team van de IT Management Group heeft de volgende klachtenregeling vastgesteld.
Artikel 1 Begrippen
Deelnemer: ieder die feitelijk deelneemt of heeft deelgenomen aan een cursus, training of opleiding van de IT Management Group of die zich definitief hiervoor heeft aangemeld of geldig is aangemeld.
Klachtencommissie: de Klachtencommissie van de IT Management Group inzake cursussen, trainingen of opleidingen.
Management Team: de directie van de IT Management Group.
Cursus, training of opleiding: de cursus, training of opleiding of enige andere bijeenkomst die door of namens de IT Management Group wordt aangeboden of georganiseerd.
Docent: de persoon die in opdracht van de IT Management Group (onderdelen van) de cursus, training of opleiding uitvoert of heeft uitgevoerd.
Cursuscoördinator: de persoon van de IT Management Group die de praktische uitvoering van de cursus, training of opleiding regelt en coördineert of heeft geregeld en gecoördineerd.
Klacht: iedere schriftelijke uiting van onvrede over een cursus, training of opleiding gericht aan de “Klachtencommissie” met het verzoek om een onderzoek in te stellen en een oordeel te vellen.
Klager: degene die ontevreden is over de dienstverlening van de IT Management Group en die op basis daarvan een klacht bij de Klachtencommissie heeft ingediend.
Artikel 2 Ontvankelijkheid
1. De deelnemer en degene in wiens opdracht deze aan de cursus, training of opleiding deelneemt, of heeft deelgenomen, kan tot drie maanden na afsluiting van de cursus, training of opleiding een schriftelijke (e-mail) klacht over de uitvoering van de cursus, training of opleiding indienen bij de Klachtencommissie.
2. De Klachtencommissie kan beslissen dat een klacht die pas wordt ingediend na de in het eerste lid genoemde termijn, toch in behandeling wordt genomen, indien, naar het oordeel van de commissie, van de klager redelijkerwijs niet kon worden gevraagd dat hij zijn klacht eerder indiende.
Artikel 3 Samenstelling van de Klachtencommissie
1. De Klachtencommissie bestaat uit een onafhankelijk voorzitter die niet werkzaam is voor de IT Management Group en twee onafhankelijke oud-cursisten die minimaal twee trainingen hebben gevolgd bij de IT Management Group. Laatstgenoemden verrichten geen werkzaamheden voor de IT Management Group.
2. De leden van de Klachtencommissie worden voor een termijn van vier jaar benoemd door het Management Team van de IT Management Group. Daarna is benoeming mogelijk voor dezelfde termijn.
Artikel 4 Taak van de Klachtencommissie
De Klachtencommissie heeft de taak om bij haar ingediende klachten te onderzoeken en daarover een bindend oordeel te geven.
Artikel 5 Klachtenprocedure
1. De Klager die ontevreden is over die dienstverlening neemt contact op met de cursuscoördinator van de IT Management Group.
2. De cursuscoördinator zal binnen zijn of haar mogelijkheden alles doen om de ontevredenheid over de dienstverlening op te lossen. Mocht dit niet naar wens zijn, dan zal de cursuscoördinator de Klager wijzen op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Klachtencommissie via klachtenafhandeling@itmg.nl.
3. Na het indienen van de Klacht ontvangt de Klager binnen veertien dagen een ontvangstbevestiging per mail.
4. Nadat de Klacht is ingediend, onderzoekt de Klachtencommissie de ontvankelijkheid van de Klacht. Is de Klacht niet ontvankelijk, dan laat de commissie dit via e-mail en gemotiveerd aan de Klager weten.
5. Is de Klacht wel ontvankelijk, dan neemt de Klachtencommissie de Klacht in behandeling. De Klachtencommissie zal daarbij de benodigde relevante informatie verzamelen.
Artikel 6 Het oordeel van de Klachtencommissie
1. De Klachtencommissie komt binnen 14 dagen na ontvangst van de klacht tot haar oordeel. Dit oordeel is bindend.
2. De Klachtencommissie zendt haar oordeel binnen 14 dagen na ontvangst van de klacht aan het Management Team en zendt een afschrift van haar oordeel aan de Klager en de cursuscoördinator. Het Management Team draagt er zorg voor dat benodigde acties z.s.m. worden uitgevoerd.
3. Verlenging van de in lid 1 genoemde termijn is mogelijk met twee periodes van maximaal vier weken.
4. Is verlenging noodzakelijk, dan maakt de Klachtencommissie deze verlenging eveneens binnen 14 dagen bekend aan de Klager en de cursuscoördinator via mail..
5. Klachten worden te allen tijde en zonder uitzondering vertrouwelijk behandeld. Klachten inclusief de afhandeling van klachten en bijbehorende informatie blijven gedurende vijf jaar bewaard.
________________________________________
Mailadres en adressering voor het indienen van klachten:
Email: klachtenafhandeling@itmg.nl
t.a.v. de Klachtencommissie – mevrouw. mr. drs. J.C. Ozinga (www.ozinga-advocaten.nl)